Nueva funcionalidad en Condor Suite
¿Qué cambió?
En primer lugar, hemos incorporado el campo anexo en tareas contables dentro del Portal de Documentos Contables de Condor Suite. De esta manera, esta mejora permite a los equipos contables y operativos documentar con mayor precisión tanto el objetivo inicial de una tarea como su ejecución y resultados. Adicionalmente, el campo anexo en tareas contables facilita adjuntar archivos de soporte directamente en cada proceso.
¿Por qué es importante?
Sin duda, en procesos contables, de aprobación y legalización, la trazabilidad es clave. Sin embargo, muchas veces las tareas requieren evidencias adicionales (archivos, imágenes, documentos de soporte) que contextualizan mejor las decisiones tomadas.
Antes: Las observaciones eran únicamente texto, lo que por consiguiente limitaba la capacidad de adjuntar pruebas o referencias documentales.
Ahora: Por el contrario, con el campo anexo puedes adjuntar archivos directamente a cada tarea. De este modo, te aseguras de que toda la información relevante quede centralizada y disponible para auditorías, revisiones o seguimiento interno.
Beneficios clave para tu equipo
✅ Trazabilidad completa: En primer lugar, cada tarea queda documentada con su contexto, objetivo y evidencias adjuntas. Así pues, se garantiza un registro completo de todas las actividades realizadas.
✅ Auditorías más claras: Además, los revisores y auditores acceden a la información completa sin necesidad de buscar en correos o carpetas compartidas. Por lo tanto, el proceso de auditoría se vuelve más eficiente.
✅ Reducción de reprocesos: Como resultado, al tener toda la información en un solo lugar, se minimizan malentendidos y solicitudes de aclaraciones. Consecuentemente, el equipo trabaja de manera más fluida.
✅ Gestión del conocimiento optimizada: Asimismo, los equipos nuevos o rotados pueden entender rápidamente el historial y contexto de las tareas ejecutadas. De hecho, esto facilita la curva de aprendizaje de nuevos colaboradores.
✅ Cumplimiento normativo garantizado: Finalmente, facilita el cumplimiento de requisitos de documentación y soporte exigidos por entidades como la DIAN. En consecuencia, reduces riesgos de sanciones o observaciones.
¿En qué módulos aplica el campo anexo en tareas contables?
Actualmente, esta funcionalidad está disponible en todos los módulos que gestionan tareas dentro del Portal de Documentos Contables. Específicamente:
Cómo usar el campo anexo en tareas contables?
Para comenzar, sigue estos sencillos pasos:
- Primero, accede a la tarea que deseas documentar dentro del sistema.
- Luego, en la sección de observaciones, encontrarás el nuevo campo anexo en tareas contables.
- A continuación, adjunta el archivo (PDF, imagen, Excel, etc.) que complemente la información de la tarea. Por ejemplo, puedes incluir cotizaciones, órdenes de compra o cualquier documento relevante.
- Por último, guarda y continúa: el anexo quedará vinculado permanentemente, visible para todos los participantes del flujo. Así, garantizas la trazabilidad completa del proceso.
Nuestro compromiso: Mejora continua
En JKTIC Soluciones, trabajamos constantemente en optimizar Condor Suite con base en las necesidades reales de nuestros clientes. De hecho, esta adición es resultado de escuchar a equipos contables que necesitaban mayor capacidad de documentación y trazabilidad. Por esta razón, seguimos desarrollando funcionalidades que realmente agreguen valor a tu operación.
Recuerda: “El software se instala, nosotros te asesoramos.”
¿Aún no usas Condor Suite?
Si tu empresa aún maneja procesos contables de forma manual o con herramientas dispersas, es momento de dar el siguiente paso. Por eso, Condor Suite centraliza aprobaciones, conciliación con DIAN, causaciones y legalizaciones en un solo lugar, con trazabilidad total y automatización.
¿Tienes dudas o necesitas capacitación?
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